Zmena účtovníka sa začína dohodou o stave účtovníctva, dostupných podkladoch a termíne odovzdania. Pred prevzatím je potrebné vedieť, ktoré obdobia sú spracované, aké výstupy existujú a čo zostáva otvorené. Prechod nastavíme podľa situácie vašej firmy alebo e-shopu.
Najprv preveríme rozsah a dostupnosť podkladov
Na úvod stačí stručný opis agendy, používaných systémov a dôvodu zmeny. Následne si prejdeme, čo je možné prevziať formou exportov a aké dokumenty sú dostupné. Termín a podmienky spolupráce sa potvrdzujú po tomto posúdení.
Podklady, na ktoré sa pri odovzdaní pýtame
- Účtovné výstupy za dohodnuté obdobia a informácia o ich stave.
- Prehľady pohľadávok, záväzkov, bankových účtov a pokladníc.
- Evidencia majetku, zásob a súvisiace podklady.
- Podané priznania a výkazy podľa rozsahu agendy.
- Doklady a vysvetlenie k otvoreným alebo nevysporiadaným položkám.
- Informácie o mzdách, zamestnancoch a spracovaných obdobiach, ak sa preberá aj mzdová agenda.
- Pri e-shope aj exporty predaja, vyúčtovania platieb, dobierok a vratiek.
Termín prevzatia a rozdelenie zodpovedností
Dohodnúť treba posledné obdobie spracované pôvodným partnerom, prvé obdobie spracované novým tímom a spôsob riešenia podkladov, ktoré prídu neskôr. Pri neúplnej alebo opravovanej agende je dôležité oddeliť pravidelnú prácu od jednorazových opráv minulosti.
Musíme pri prechode meniť softvér?
Najprv sa preveria formáty dát a možnosti exportu. Zmena softvéru sa nedá rozhodnúť iba podľa jeho názvu. Pozrite si tiež ako posudzujeme možnosti automatizácie.
Čo sa dohodne pred prevzatím
Pred začiatkom spolupráce sa určí rozsah služieb, cena pravidelného spracovania, prípadné jednorazové práce, spôsob komunikácie a bezpečné odovzdanie podkladov. Prístupové heslá neposielajte vo voľnom texte cez kontaktný formulár.
Stiahnuť kontrolný zoznam k zmene účtovníka. Pre e-shopy aj firmy s väčšou agendou si následne prejdeme požadované výstupy a termíny. Napíšte nám k plánovanému prevzatiu účtovníctva.