Automatizácia účtovníctva začína pri kvalite vstupných údajov. Najprv si prejdeme, kde vznikajú faktúry, ako sa evidujú platby a kto kontroluje doklady. Až potom sa dá určiť, ktorú časť práce má zmysel preniesť do importu alebo iného automatizovaného procesu.
Čo pri posudzovaní preveríme
- Používaný fakturačný, účtovný, skladový alebo e-shopový systém.
- Dostupné exporty a štruktúru dokladov.
- Bankové podklady, vyúčtovania platobných brán a identifikáciu platieb.
- Dobropisy, zrušené objednávky a ďalšie výnimky.
- Rozdelenie oprávnení a zodpovednosť za kontrolu údajov.
Import nie je automatické vyriešenie každej výnimky
Priamy prenos dát môže obmedziť opakované prepisovanie. Stále je však potrebné overovať úplnosť údajov, správne párovanie a položky, ktoré nezodpovedajú bežnému postupu. Konkrétny spôsob napojenia, jeho dostupnosť a rozsah sa potvrdzujú po preverení systémov.
Ako začať vo firme alebo e-shope
Pripravte zoznam systémov, orientačný objem dokladov a opis miest, kde sa údaje prepisujú ručne. Pri účtovníctve e-shopu sú dôležité aj platobné metódy a vratky. Pri väčšej firme si prejdeme aj tok dokladov medzi oddeleniami a požiadavky na výstupy.
Ako posúdiť prínos
Porovnáva sa čas a počet úkonov pri súčasnom postupe s navrhnutým procesom. Zohľadniť treba aj vstupné nastavenie, kontrolu výnimiek a náklady nástrojov. Konkrétnu úsporu nemožno určiť bez poznania vašich dát.
Dohodnite si konzultáciu k automatizácii účtovníctva. V prvom kontakte stačí pomenovať systémy a rozsah agendy, bez posielania prístupových hesiel.