Ako schvaľovať dodávateľské faktúry

Autor: Redakcia ALPHA Finance · Aktualizované 08. 11. 2026

Článok zachytáva stav k dátumu vydania. Pri rozhodovaní si overte aktuálne pravidlá alebo nás kontaktujte.

Kde začína schvaľovanie

Pravidlá posudzujeme k 8. novembru 2026. Dodávateľskú faktúru môže dostať majiteľ, zamestnanec aj externý účtovník. Ak nie je jasné, kto má potvrdiť dodanie a kto rozhodnúť o úhrade, doklad sa môže medzi nimi presúvať bez rozhodnutia.

Praktické riešenie je určiť cestu faktúry od prijatia až po odovzdanie na účtovanie a úhradu. Nemusí byť zložitá: dôležité je vedieť, kto má doklad práve na starosti, čo má overiť a čo urobí, keď zistí rozdiel.

Čo vyžaduje účtovníctvo

Zákon o účtovníctve ukladá účtovnej jednotke viesť účtovníctvo okrem iného správne, úplne, preukázateľne a zrozumiteľne. Finančná správa zároveň vysvetľuje, že účtovné prípady sa dokladajú účtovnými dokladmi a účtovanie v knihách sa vykonáva na ich základe.

To sú požiadavky na účtovníctvo a jeho doklady. Nasledujúce rozdelenie schvaľovacích krokov je praktickým odporúčaním; nemožno ho zamieňať za zákonom predpísaný jednotný postup pre každú firmu. [3] [4]

Odporúčaný postup od prijatia po úhradu

Najprv určte miesto, kam sa majú prijaté faktúry odovzdávať, a osobu, ktorá ich odtiaľ posunie ďalej. Ak faktúra príde priamo zamestnancovi, mal by vedieť, komu ju odovzdať. Dohodnite aj zastupovanie počas neprítomnosti, aby kontrola nezostala stáť na jedinom človeku.

Pri vecnej kontrole môže ten, kto objednával alebo preberal dodávku, porovnať faktúru s dostupnou objednávkou a potvrdením o dodaní. Nech sa zameria na to, či služba alebo tovar zodpovedá dohode a či suma súhlasí s podkladmi. Ak podklad chýba, je užitočné zaznamenať, kto ho doplní.

Potom oddeľte potvrdenie dodania od rozhodnutia o úhrade. Schvaľovateľ by mal vedieť, čo jeho potvrdenie znamená: napríklad že súhlasí s úhradou na základe dostupných podkladov. Vo väčšej firme možno určiť rôznych schvaľovateľov podľa oblasti nákupu; v menšej firme môže byť postup jednoduchší.

Nakoniec určte, kto pripraví platbu a kto odovzdá doklad s podkladmi na účtovanie. Ak tieto úlohy vykonávajú rôzne osoby, dohodnite spôsob odovzdania a informáciu o tom, že schválenie už prebehlo.

Čo urobiť pri nezrovnalosti

Faktúru s rozdielom neposúvajte automaticky ako schválenú. Praktické je označiť ju ako čakajúcu na vyriešenie a zaznamenať, čo nesúhlasí, kto problém rieši a komu sa má výsledok oznámiť.

Ak napríklad suma nezodpovedá objednávke, poverená osoba môže najprv preveriť, či existuje ďalšia dohoda alebo zmena objednávky. Podľa výsledku sa obráti na dodávateľa alebo doplní vysvetlenie pre schvaľovateľa. Po vyriešení by malo byť z interného záznamu zrejmé, kto a na základe čoho rozhodol o ďalšom postupe.

Rovnako si dohodnite, kto upozorní účtovníka, že sa doklad preveruje. Účtovník tak dostane informáciu o stave aj o tom, na koho sa obrátiť s otázkami.

Otázky z praxe

Musí všetko schvaľovať majiteľ? Ako prevádzkové nastavenie si firma môže rozdeliť rozhodovanie medzi viaceré osoby. Najprv však určte, kto smie rozhodovať o jednotlivých nákupoch a kto ho zastúpi. Pri výnimkách nech je jasné, komu sa majú predložiť.

Čo ak externý účtovník nevie, či bola služba dodaná? Dohodnite sa, kto vo firme dodanie potvrdzuje a akou cestou túto informáciu účtovníkovi odovzdá. Samotné preposlanie faktúry nemusí ostatným povedať, či ju už niekto vecne preveril.

Stačí ústne schválenie? Ako interné odporúčanie je vhodné zvoliť spôsob, pri ktorom možno spätne nájsť rozhodnutie a súvisiace podklady. Firma si môže vopred určiť, kde sa taký záznam vytvorí a kto má k nemu prístup.

Začnite jednoduchou dohodou

Spíšte si cestu jednej bežnej faktúry: kto ju prijme, kto overí dodanie, kto rozhodne o úhrade a kto ju odovzdá na účtovanie. Potom doplňte postup pre nezrovnalosť a zastupovanie. Dohodu prejdite s ľuďmi, ktorí s dokladmi pracujú, aj s externým účtovníkom, ak ho využívate.

Ak chcete prebrať odovzdávanie faktúr a podkladov na účtovanie alebo nastavenie spolupráce s účtovníkom, môžete sa obrátiť na ALPHA Finance.

Súvisiace služby a články

• Automatizácia účtovníctva pre firmy a e-shopy
• Účtovníctvo pre e-shopy
• Účtovníctvo pre firmy a väčšie spoločnosti
• Účtovníctvo pre veľké firmy: mesačná uzávierka a kontrola
• E-fakturácia a Peppol: čo pripraviť vo firme a e-shope
• Zmena v účtovaní: Prečo bločky už nestačia a čo potrebujete vedieť o faktúrach od roku 2025

Prejdime si vašu konkrétnu situáciu.