Ako bezpečne odovzdávať doklady účtovníkovi online

Autor: Redakcia ALPHA Finance · Aktualizované 08. 11. 2026

Článok zachytáva stav k dátumu vydania. Pri rozhodovaní si overte aktuálne pravidlá alebo nás kontaktujte.

Začnite dohodou o odovzdávaní

Pravidlá v tomto článku posudzujeme k 8. novembru 2026. Ak chcete posielať doklady účtovníkovi online, nestačí len priložiť súbory k správe. Potrebujete vedieť, komu ich odovzdávate, či sú čitateľné a ako si overíte ich prijatie.

Zákon pri elektronickom zasielaní alebo sprístupňovaní účtovného záznamu inej osobe pripúšťa písomnú dohodu o technických požiadavkách na prijímanie alebo potvrdený súhlas prijímateľa. Potvrdeným súhlasom môže byť informácia o akceptovaní záznamu. Prakticky sa preto oplatí dohodnúť si postup vopred, nie až po odoslaní prvej dávky. [1]

Čo musí zostať zachované

Účtovná jednotka musí pri účtovných záznamoch zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť. Táto požiadavka sa vzťahuje aj na ich prenos inej osobe. Obsah musí byť čitateľný ľudským okom a pri zaslaní sa nesmú zmeniť zaznamenané skutočnosti.

Pri transformácii papierového záznamu skenovaním do rastrového súboru zákon požaduje okrem iného úplnosť, obsahovú a vizuálnu zhodu s pôvodnou podobou a čitateľnosť celej plochy. Nejde teda iba o to, či sa súbor dá otvoriť. Podstatné je aj to, či zachytáva celý doklad. [1] [2]

Praktický postup pred odoslaním

Nasledujúce kroky sú odporúčania na organizáciu a bezpečnejšie odovzdávanie, nie samostatný zoznam zákonných povinností.

Najprv si s účtovníkom dohodnite kanál, formáty a spôsob potvrdenia príjmu. Spýtajte sa, či máte posielať jednotlivé súbory alebo ich zoskupovať podľa obdobia či typu dokladov. Dohodnite sa aj na tom, kto bude riešiť nečitateľný alebo chýbajúci doklad a ako vás o tom informuje.

Pred odoslaním otvorte každý sken. Skontrolujte okraje, obe strany a drobný text; ak je doklad neúplný alebo rozmazaný, pripravte nový súbor. Elektronicky prijatý doklad neposielajte ako fotografiu obrazovky, ak sa dá odovzdať pôvodný súbor v dohodnutom formáte.

Súbory pomenujte tak, aby sa dali rozlíšiť bez otvárania. Môžete použiť názov dodávateľa a označenie dokladu; do názvu však zbytočne nevkladajte citlivé údaje. Pri väčšom množstve si pripravte jednoduchý zoznam odovzdávaných súborov.

Prístup a potvrdenie príjmu

Odporúčame overiť adresu príjemcu alebo účet v dohodnutom kanáli ešte pred prvým odoslaním. Ak príde nečakaná žiadosť o zmenu adresy, overte si ju samostatne cez kontakt, ktorý už poznáte. Nepoužívajte na overenie iba údaje uvedené v samotnej podozrivej správe.

Prístup k zdieľanému priečinku obmedzte na osoby, ktoré s dokladmi pracujú. Heslá nezdieľajte medzi viacerými ľuďmi a podľa možností zapnite viacfaktorové prihlasovanie. Ak posielate súbor chránený heslom, heslo odovzdajte iným dohodnutým spôsobom. Tieto opatrenia sú praktické odporúčania, nie tvrdenie, že zákon prikazuje konkrétnu platformu alebo technológiu.

Po odoslaní sledujte dohodnuté potvrdenie. Ak nepríde alebo účtovník nahlási chýbajúci súbor, najprv porovnajte zoznam odovzdaných dokladov. Až potom doplňte chýbajúce položky, aby nevznikal zmätok z opakovaného posielania celých balíkov.

Časté otázky

Stačí doklad odfotiť mobilom? Ako praktický postup môžete fotografiu pripraviť a následne skontrolovať jej úplnosť a čitateľnosť. Pri zmene podoby účtovného záznamu však treba posúdiť zákonné podmienky transformácie; samotné odfotenie nie je automatickým potvrdením ich splnenia.

Je úradná elektronická schránka bežným kanálom medzi firmou a účtovníkom? Nie. Portál slovensko.sk ju opisuje ako nástroj komunikácie s verejnou správou, nie na vzájomnú komunikáciu podnikateľov. Spôsob odovzdania účtovníkovi si preto riešte osobitne. [2] [3]

Záver: nastavte si opakovateľný postup

Na začiatok postačí prejsť celý postup na malej skupine dokladov: pripraviť ich, skontrolovať, odoslať dohodnutému príjemcovi a overiť prijatie. Poznačte si, čo treba nabudúce urobiť inak, najmä ak niektorý súbor chýbal alebo bol nečitateľný.

Na ALPHA Finance sa môžete obrátiť s otázkou, ako si pri spolupráci dohodnúť formát, kanál a praktický postup odovzdávania dokladov.

Súvisiace služby a články

• Automatizácia účtovníctva pre firmy a e-shopy
• Účtovníctvo pre e-shopy
• Účtovníctvo pre firmy a väčšie spoločnosti
• Účtovníctvo pre e-shopy: mesačný tok dokladov a platieb
• Účtovníctvo Shoptet: objednávky, doklady a platby
• Prevzatie účtovníctva: doklady a kontrola zostatkov

Prejdime si vašu konkrétnu situáciu.