Ako pripraviť firmu na prijímanie elektronických faktúr

Autor: Redakcia ALPHA Finance · Aktualizované 10. 11. 2026

Článok zachytáva stav k dátumu vydania. Pri rozhodovaní si overte aktuálne pravidlá alebo nás kontaktujte.

Príprava k 10. novembru 2026

Pravidlá a odporúčania v tomto článku posudzujeme k 10. novembru 2026. Príprava na prijímanie elektronických faktúr sa nezačína nákupom nového programu. Najskôr si firma potrebuje ujasniť, od koho doklady dostáva, kto s nimi pracuje a ako sa dostanú do účtovníctva. Rovnaký postup môže využiť firma s internou účtovníčkou aj e-shop, ktorý účtovníctvo odovzdáva externe.

Elektronická faktúra a príprava na eFaktúru

Podľa súčasného znenia zákona o DPH je elektronickou faktúrou doklad s požadovanými údajmi, ktorý bol vydaný a prijatý v elektronickom formáte. Jeho vydanie vyžaduje súhlas príjemcu tovaru alebo služby. Finančná správa pri pripravovanom systéme eFaktúra opisuje štruktúrovaný súbor XML, ktorý počítač vie automaticky spracovať. Pojem elektronická faktúra v súčasnom zákonnom vymedzení preto netreba stotožniť iba s pripravovaným štruktúrovaným formátom.

Finančná správa zároveň odporúča preveriť u dodávateľa softvéru podporu elektronickej fakturácie a prepojenie s digitálnym poštárom. Samotná príprava teda nemusí znamenať výmenu účtovného programu. Rozsah budúcich povinností a ich výnimky treba pred použitím na konkrétnu firmu osobitne overiť. [1] [3] [2]

Zmapujte cestu dodávateľských faktúr

Praktické odporúčanie: spíšte dodávateľov a pri každom si zaznačte, ako dnes posiela faktúry. Nezabudnite na opakované služby, nákupy tovaru, dopravu ani doklady, ktoré prichádzajú menej často. Zoznam nemusí byť zložitý: stačí dodávateľ, spôsob doručenia, osoba preberajúca doklad a následný spôsob odovzdania účtovníctvu.

Potom sledujte cestu jednej bežnej faktúry od prijatia až po zaúčtovanie. Kde sa kontroluje dodanie tovaru alebo služby? Kto potvrdzuje správnosť ceny? Kto ju schvaľuje na úhradu? Pri e-shope sa oplatí prejsť aj doklady súvisiace so skladom a dopravou. Cieľom je odhaliť miesta, na ktorých by elektronický doklad mohol zostať bez povšimnutia alebo sa dostať k nesprávnej osobe.

Určte vlastníka procesu a jeho zástupcu

Praktické odporúčanie: určte človeka, ktorý bude kontrolovať prijaté doklady a sledovať, či sa dostali k účtovníctvu. Zároveň dohodnite zastupovanie počas jeho neprítomnosti. Ak faktúry vecne schvaľujú rôzni zamestnanci, spíšte aj to, podľa čoho sa doklad priradí správnemu schvaľovateľovi.

Dohodnite jednoduchý postup pre chybnú faktúru: kto kontaktuje dodávateľa, kde zaznamená problém a kto skontroluje jeho vyriešenie. Podobne určte, čo robiť, keď firma očakáva doklad, ale nevie ho nájsť. Tieto kroky sú návrhom vnútorného postupu, nie opisom osobitnej zákonnej povinnosti.

Preverte softvér a urobte skúšku

Praktické odporúčanie: dodávateľovi účtovného systému položte konkrétne otázky. Aký štruktúrovaný formát dokáže program prijať? Ako sa doklad zobrazí pracovníkovi a ako sa jeho údaje odovzdajú účtovníctvu? Ako používateľ zistí, že prišla nová faktúra, a čo uvidí pri chybe spracovania? Opýtajte sa aj na možnosti prepojenia s digitálnym poštárom a na postup testovania.

Odpovede si porovnajte s tým, ako firma pracuje dnes. Ak účtovníctvo vedie externý partner, dohodnite s ním spôsob odovzdania dokladov a informácií o ich schválení. Pri výbere riešenia si prejdite aj prístupové práva, podporu používateľov a postup pri výpadku.

Pred ostrým používaním si skúste modelový doklad: prijatie, zobrazenie údajov, schválenie a odovzdanie účtovníctvu. Samostatne otestujte, ako tím rozpozná chybný alebo nedostupný doklad. Zistenia zapíšte a priraďte každému nedostatku osobu, ktorá ho vyrieši.

Otázky a záver

Musíme hneď meniť účtovný softvér? Najprv si overte možnosti existujúceho riešenia; až potom posudzujte, či vyhovuje vášmu postupu.

Stačí určiť osobu na prijímanie? Je užitočné určiť aj zástupcu a nadväzujúce kroky: kontrolu obsahu, schválenie a odovzdanie účtovníctvu. Samotný príjem totiž nevysvetľuje, kto vyrieši chybu alebo chýbajúci doklad.

Začnite zoznamom dodávateľov a krátkym rozhovorom s účtovníctvom a dodávateľom softvéru. Ak potrebujete zosúladiť prijímanie faktúr s vedením firemného alebo e-shopového účtovníctva, môžete sa obrátiť na ALPHA Finance a prebrať s ňou postup odovzdávania a spracovania dokladov.

Súvisiace služby a články

• Automatizácia účtovníctva pre firmy a e-shopy
• Účtovníctvo pre e-shopy
• Účtovníctvo pre firmy a väčšie spoločnosti
• Ako schvaľovať dodávateľské faktúry
• OCR faktúr: čo skontrolovať
• Ako bezpečne odovzdávať doklady účtovníkovi online

Prejdime si vašu konkrétnu situáciu.