Ako pripraviť firmu na externého účtovníka

Autor: Redakcia ALPHA Finance · Aktualizované 08. 11. 2026

Článok zachytáva stav k dátumu vydania. Pri rozhodovaní si overte aktuálne pravidlá alebo nás kontaktujte.

Začnite prehľadom o firme

Pravidlá v tomto článku posudzujeme k 8. novembru 2026. Ak začínate spolupracovať s externým účtovníkom, nemusíte mať pred prvým rozhovorom pripravený dokonalý archív. Užitočnejšie je vedieť, čo firma robí, kde má svoje podklady a ktoré otázky potrebujete spoločne vyriešiť.

Nasledujúce kroky sú praktické odporúčania, nie univerzálny zákonný zoznam dokumentov. Konkrétny rozsah podkladov si dohodnite podľa situácie vašej firmy.

Čo vyžaduje zákon

Účtovná jednotka má povinnosť viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne a zrozumiteľne a zabezpečiť trvalosť účtovných záznamov. Pri účtovnom doklade zákon stanovuje náležitosti, medzi ktoré patrí označenie dokladu, obsah účtovného prípadu a jeho účastníci, suma alebo údaje o cene a množstve a dátum vyhotovenia. Ak sa dátum uskutočnenia účtovného prípadu líši od dátumu vyhotovenia, uvádza sa aj ten.

Dohodnutý postup odovzdávania podkladov pomáha tieto požiadavky v praxi zohľadniť. Sám osebe však nie je zákonom predpísaným univerzálnym postupom pre všetky firmy. [1] [2]

Pripravte si podklady na úvodné stretnutie

Najprv si spíšte základný opis podnikania: čo predávate, komu fakturujete a ako prijímate platby. Upozornite aj na okolnosti, ktoré môžu ovplyvniť rozsah práce, napríklad predaj do zahraničia, prevádzku e-shopu alebo zamestnávanie ľudí.

Potom zhromaždite podklady, ktoré máte k dispozícii. Môžu to byť vystavené a prijaté faktúry, bankové výpisy, pokladničné doklady, zmluvy a prehľad neuhradených pohľadávok a záväzkov. Ak firma už podnikala, pripravte aj dostupné účtovné výstupy a informáciu o tom, kde sú uložené staršie záznamy. Neznamená to, že každý uvedený dokument sa týka každej firmy.

Pri preberaní existujúceho účtovníctva je praktické vyznačiť, čo ešte rieši pôvodný účtovník a čo má prevziať nový. Chýbajúce podklady radšej označte ako chýbajúce, než aby ste predpokladali, že ich druhá strana nepotrebuje.

Dohodnite si spôsob spolupráce

Na stretnutí si ujasnite, ktoré činnosti očakávate od účtovníka a ktoré zostanú vo firme. Dohodnite tiež, kto bude kontaktnou osobou a kto môže potvrdzovať nejasné transakcie alebo dopĺňať chýbajúce údaje.

Pri dokladoch si určte spôsob odovzdávania a dohodnutú periodicitu. Pomôže jednoduchý prehľad: kto podklady zhromaždí, kam ich odovzdá, ako sa potvrdí ich prevzatie a ako sa bude riešiť oprava. Nezamieňajte si interný dohodnutý termín so zákonnou lehotou.

Ak účtovník potrebuje prístup k záznamom alebo systémom, najskôr si overte, aký rozsah prístupu je naozaj potrebný. Dohodnite bezpečný spôsob jeho zriadenia aj postup pri ukončení spolupráce. Citlivé údaje neposielajte len preto, že ich máte poruke; najprv si potvrďte, čo je potrebné a akým spôsobom to odovzdať.

Na čo myslieť pri e-shope a mzdách

Pri e-shope pripravte opis toku objednávky od predaja po prijatie platby. Účtovníkovi pomôže, ak vysvetlíte, kde vznikajú prehľady objednávok, platieb, poplatkov, vráteného tovaru a dobropisov. Spoločne si potom určte, ktoré výstupy a v akej podobe budete odovzdávať.

Ak firma zamestnáva ľudí a má byť súčasťou spolupráce aj mzdová agenda, preberte osobitne podklady k zamestnancom a spôsob hlásenia zmien. Dohodnite, kto bude zbierať potrebné informácie a komu ich bezpečne odovzdá. Rozsah mzdovej agendy si výslovne potvrďte.

Otázky pred začiatkom

Čo ak ešte nemám všetky doklady? Pripravte zoznam toho, čo chýba, a dohodnite si postup doplnenia. Pri nejasnej platbe pomôže uviesť, čo o nej viete a na koho sa možno obrátiť.

Musím odovzdať všetko naraz? Spôsob a poradie odovzdania si dohodnite podľa rozsahu spolupráce. Osobitne upozornite na záležitosti, ktoré práve riešite a pri ktorých potrebujete vedieť, kto zabezpečí ďalší postup.

Čo ak neviem, aké výstupy z e-shopu sú potrebné? Ukážte účtovníkovi dostupné prehľady a vysvetlite, ako cez ne prechádza objednávka a platba. Požiadajte ho, aby s vami určil vhodné podklady.

Záver

Pred prvým stretnutím si teda pripravte opis firmy, dostupné doklady a zoznam nejasností. Najdôležitejším výsledkom rozhovoru je dohoda o rozsahu práce, odovzdávaní podkladov a kontaktných osobách.

Na ALPHA Finance sa môžete obrátiť s otázkou prevzatia účtovníctva pre firmu alebo e-shop. Pri úvodnej komunikácii môžete opísať svoju situáciu a dohodnúť si, aké podklady pripraviť na začiatok spolupráce.

Súvisiace služby a články

• Účtovníctvo pre firmy a väčšie spoločnosti
• Účtovníctvo pre e-shopy
• Externé alebo interné účtovníctvo pri raste firmy
• Ako bezpečne odovzdávať doklady účtovníkovi online
• Klientska Zóna

Prejdime si vašu konkrétnu situáciu.